TILINTARKASTUS JA HILJAINEN TIETO

Research work in progress. Please, do not quote without the permission of the author. Teoksen oikeudenomistaja pidättää kaikki oikeudet teokseen.

Hiljainen tieto (tacit knowledge) on organisaation jäsenillä itsellään olevaa tietoa. Se on yhdistelmä siitä kokemuksesta, kompetenssista, taidoista ym., joka tekee ihmiset kykeneviksi toimimaan työssään ja oppimaan asioita. Sitä on vaikea pukea sanoiksi, koodata ja jakaa. Organisaatiot ovat täynnä ihmisten osaamista ja kokemusta, myös tämä hiljainen tieto on saatava käyttöön. Kriittinen tekijä ei tällöin olekaan tiedon dokumentointi, vaan tiedon osaamisen jakaminen ja uuden tiedon luominen.

Hiljaisen tiedon termin keksi kemisti Michael Polanyi. Polanyin mukaan kaiken tiedon pohjalla on hiljainen tieto, jossa jaettu ja eksplikoitu tieto sekoittuu yksilön ainutlaatuisiin kokemuksiin. Näin tiedolla on aina kaksi ulottuvuutta, kohdennettu tieto eli tietämisen kohde ja hiljainen tieto välineenä tuon kohteen käsittelyyn. Hiljainen tieto on syvällisesti kiinnittynyt yksilön toimintaan ja kokemuksiin sekä hänen arvoihinsa ja tunteisiinsa. Hiljaisen tiedon haltuunottamisen keinot ovat pitkälti mallioppimisen keinoja: jäljittelyä identifioimista ja tekemällä oppimista. Polanyin käsityksen mukaan tiedämme jopa enemmän kuin kykenemme kertomaan (Nonaka - Takeuchi 1995, 60). Käsite tuli hyvin suosituksi 1990- luvun keskivaiheilla I. Nonakan ja H. Takeuchin teoksen The Knowledge-Creating Companyn johdosta. Nonaka ja Takeuchi erottavat tiedon muunnoksessa neljä muotoa (Nonaka - Takeuchi 1995, 62–70):
sosialisaatio[1]/vuorovaikutus hiljaisesta tiedosta hiljaiseen tietoon
ilmaiseminen/ulkoistaminen hiljaisesta tiedosta käsitteelliseen tietoon
yhdistäminen käsitteellisestä tiedosta käsitteelliseen tietoon
sisäistäminen käsitteellisestä tiedosta hiljaiseen tietoon

Hiljainen tieto muunnetaan uudeksi hiljaiseksi tiedoksi tarkkailun, matkimisen ja käytännön avulla, niissä tapauksissa, missä oppipoka oppii mestarilta. Hiljainen tieto muunnetaan sanalliseksi tiedoksi, kun se ilmaistaan sanoin ja se saa käsitteiden, mallien, olettamusten, vertausten ja yhdenmukaisuuksien muodon. Sanallinen tieto muunnetaan uudeksi sanalliseksi tiedoksi silloin, kun sanallisen tiedon eri kokonaisuudet yhdistetään. Ja sanallinen tieto muuntuu hiljaiseksi tiedoksi silloin, kun asianosaiset ensin ilmaisevat sen sanoin ja sitten omaksuvat ja sisäistävät sen.

Tacit knowledge on käsitteenä ollut amebamainen. Tsoukas väittää vain seitsemän vuotta Nonakan ja Takeuchiin teoksen ilmestymisen jälkeen, että he ovat tulkinneet käsitteen virheellisesti. Kuitenkin liikkeenjohdollisiin tutkimuksiin käsite on pääsääntöisesti tullut nimenomaan Nonakan ja Takeuchin edellä mainittuun teokseen tukeutuen. Nonaka ja Takeuchi painottavat tulkinnassaan tietoa, joka ei ole vielä ilmastu sanoin. Uskomukset tai tieto, tietämys eivät mitenkään välttämättä esiinny kielellisten väitelauseiden muodossa. Usein kokemusperäinen tietämys on hiljaista tietoa, joka voi tehdä toimijasta taitavan, mutta jota on ehkä hyvinkin vaikea välittää toisille viestimällä. Nonaka ja Takeuchin tulkinnan mukaan yrityksissä ja organisaatioissa tämä hiljainen tieto muutetaan eksplisiittiseksi tiedoksi[2], niin että muutkin voivat oppia siitä. Tässäkin tutkimuksessa tutkija on ”ymmärtänyt käsitteen samalla tavoin väärin” kuin Nonaka ja Takeuchi. Lisäksi tutkija on omaksunut Chun Wei Choolta tulkinnan, että hiljaisen tiedon kognitiiviset osatekijät sisältävät mentaalisia malleja, joiden avulla ihmiset hahmottavat, käsitteellistävät ja ymmärtävät ympäröivää todellisuutta (Chun Wei Choo 1998).

Jokaisella ammattitilintarkastajalla on oma hiljainen tietonsa siitä, mitä hyvä tilintarkastustapa on (Virtanen 2003, 32). Tilintarkastajien käsitys hyvästä tilintarkastustavasta sisältää heidän omia näkemyksiään siitä, mitä menetelmiä käytännön ammattityön tulee sisältää. Tilintarkastusta sidosryhmässäänkään hyödyntävä henkilö ei tunne tilintarkastajien sisäisestä kokemuksesta ja tiedosta koostuvaa työn sisältöä. Työ ei ole ymmärrettävää eikä näkyvää eikä sitä kuvata yksityiskohtaisesti sanallisin muodoin. Se tehdään vain osittain systemaattisen tarkastuksen perusteella. Käytännössä virheet havaitaan usein tilintarkastajan henkilökohtaisen osaamisen, kokemuksen ja ihmistuntemuksen perusteella. Tilintarkastajan taidot ja oppimisedellytykset paranevat tarkastustyökokemuksen avulla (Steenholdt-Holm 2002, 30).

Koska tilintarkastajien mielestä tilintarkastajien teorialähteet ovat aina kiistanalaisia ja samanaikaisesti epätäydellisiä ja lainsäädäntö jättää tilintarkastuksen käytännön toteuttamisen pelkästään tapanormin varaan, tilintarkastajat täydentävät työskentelymenetelmiään itsekseen tai kollegoitaan haastatellen ja tarkkaillen hiljaisella tiedolla. Tilintarkastustyön ongelmana on ajan puute: täydellinen systemaattinen tarkastus ei ole mahdollista. Tilintarkastajan on päätettävä, millä menetelmin työ viedään läpi. Suomalaisten tilintarkastussuositusten keskeinen periaate on (KHT-yhdistys 2007, 285):

Suomessa tilintarkastuksen tavoitteena on tilintarkastajan lausunto siitä, ”onko tilinpäätös (ja toimintakertomus sekä muut lain mukaan tilinpäätökseen liitettäväksi ja tilintarkastuksen piiriin luettavat asiakirjat) kaikilta olennaisilta osin laadittu voimassa olevien säännösten mukaisesti ja, antaako tilinpäätös (ja toimintakertomus) kirjanpitolaissa tarkoitetulla tavalla oikeat ja riittävät tiedot tarkastuskohteen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta (oikea ja riittävä kuva). Tilintarkastajan tulee suorittaa myös hallinnon tarkastus ja antaa lausunto siitä. Hallinnon tarkastuksen tavoitteena on selvittää vastuuvelvollisten toiminnan lainmukaisuutta ko. yhteisölainsäädännön säännösten perusteella.” (KHT-yhdistys 2007b, 285) ”Tilintarkastaja voi harkintansa mukaan poiketa tilintarkastussuosituksista tilintarkastuksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tällaisissa tapauksissa poikkeaminen on pystyttävä perustelemaan.

Tilintarkastussuosituksia on noudatettava vain olennaisissa asioissa.”

Suomalaisessa tilintarkastuksessa on siis säädöstenkin perusteella jätetty maaperää hiljaisen tiedon kehittymiselle. Niinpä kullakin tilintarkastajalla on hyvästä tilintarkastustavasta olemassa hiljaista tietoa. Jokaisella auktorisoidulla tilintarkastajalla on käytännössä oma näkemyksensä tilintarkastustavasta (Kosonen 2005, 87).

LÄHTEET:
Chun Wei Choo (1998) Hiljainen tieto, http://www.uta.fi/viestiverk/viesttiet/tieto/hiljainen.html>, 2.11.2005.

KHT-yhdistys (2007) – Föreningen CGR ry Tilintarkastusalan standardit ja suositukset 2007, CD-versio, KHT-Media Oy

Kosonen Leena (2005) Vaarinpidosta virtuaaliaikaan Sata vuotta suomalaista tilintarkastusta, Akateeminen väitöskirja, Lappeenrannan teknillinen yliopisto, Digipaino: Lappeenranta

Lämsä Anna-Maija – Hautala Taru (2005) Organisaatiokäyttäytymisen perusteet, Edita Prima Oy: Helsinki

Nonaka Ikujiro – Takeuchi Hirotaka (1995) The Knowledge Creating Company How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation, New York

Steenholdt Niels – Holm Claus (2002) Experience as a learner prerequisite in auditing education, Aarhus School of Business; Working Paper 02-13: Aarhus

VIITTEET:
[1] Käännös Lämsä-Hautalan (2005, 195).

[2] ”Eksplisiittinen eli käsitteellinen tieto (Explicit Knowledge) on muodollista, systemaattista ja tarkkaan määriteltyä. Sitä voidaan prosessoida ja tallentaa suhteellisen helposti samoin kuin viestiä ja jakaa. Se esitetään yleensä tieteellisten kaavojen tai esimerkiksi käyttöohjeiden muodossa, toimintaa ohjaavina sääntöinä tai vaikka kokousmuistioina. Ikujiro Nonaka ja Hirotaka Takeuchi ovat esittäneet, että hiljainen tieto kannattaa yrittää muuttaa eksplisiittiseksi tiedoksi, koska silloin se tulee laajemman ihmisjoukon voimavaraksi.
Kulttuurinen tieto (Cultural Knowledge) liittyy niihin tiedollisiin ja tuntemuksellisiin rakenteisiin, joiden varassa ihmiset selittävät, ymmärtävät ja arvioivat yhteisönsä todellisuutta. Siihen kuuluvat mm. eri organisaatioiden toimintaa ohjaavat arvot samoin kuin toimintaan liittyvät uskomukset ja oletukset. Kulttuurinen tieto on vaikeasti koodattavissa, mutta laajasti jaettavissa yhteisön jäsenten vuorovaikutuksen kautta. Voisikin sanoa, että kulttuurinen tieto sisältää paljon piiloista tietoa.” (Chun Wei Choo 1998)